Un espacio dedicado a la materia de seminario de mercadotecnia, asi como para publicar ideas y avances de mi proyecto, con la finalidad de compartirlas con mi profesor y compañeros.

martes, 22 de mayo de 2007

Tercer Reporte

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN DE UN SERVICIO

Después de haber decidido que tipo de servicio de asesoría y capacitación se producirá y el segmento de mercado al cual ira dirigido y por lo tanto se venderá, se procede a seguir cada una de las acciones siguientes:

- El departamento de Servicios hace la detección de necesidades de capacitación del mercado meta por medio de la aplicación de encuestas periódicas y sondeos a nuestros posibles clientes y en base a las demandas de capacitación de las empresas del sector productivo de la región.
- El departamento de Servicios elabora el plan de anual de asesorías y capacitaciones.
- Se programa el servicio en relación al plan anual el servicio de asesoría y capacitación y se diseña el programa, lugar, fecha, horario, etc.
- El departamento de Servicios se encarga de revisar que las salas se encuentren disponibles en la fecha y horario planeado.
- El departamento de Servicios se encarga de buscar a las personas idóneas y calificadas para impartir el servicio de asesoría o capacitación académica, (conferencistas, profesionistas, psicólogos, profesores, etc.)
- El departamento de Servicios fija una cita con cada una de las posibles personas seleccionadas para impartir el servicio, en la cual se les expondrán las características generales del servicio y se les hará la proposición formal de que asistan al evento, así como también se negocian las condiciones para que realice el servicio.
- Si la persona acepta la propuesta, el departamento Administrativo se encarga de elaborar un contrato de servicios profesionales para la persona donde se estipulen las condiciones de su trabajo en el servicio.
- El departamento de servicios informa al departamento administrativo acerca de la programación del servicio, así como entrega una lista con los requerimientos para llevar a cabo el evento.
- El departamento de Administrativo se encarga de elaborar un presupuesto estimado del evento.
- Se organiza una junta donde el Gerente Administrativo informa a la gerencia y los jefes de departamento el presupuesto estimado para el evento, y se discuten y aprueban las partes de que esta compuesto el presupuesto.
- El departamento Administrativo, el departamento de Mercadotecnia y Ventas y el de Servicios se encargan de fijar el precio del servicio.
- El departamento de Mercadotecnia y Ventas se encarga planear y dirigir la publicidad adecuada de dicho servicio.
- El departamento de Mercadotecnia y ventas diseña una estrategia para promover la venta del servicio, en el mercado seleccionado.
- EL departamento de Mercadotecnia y Ventas se encarga de dar seguimiento a los posibles clientes interesados en el servicio.
- Si el cliente, acepta comprar el servicio, se le toman datos, y se le da la opción de dar un anticipo de por lo menos el 30% del monto total del precio del servicio.
- El departamento de Mercadotecnia y Ventas procede a pasar una lista con las personas que asistirán al evento o servicio al departamento Administrativo para que aquí se elabore el presupuesto final, que incluya gastos de papelería (hojas de máquina, carpetas, lápices, plumas, copias de apoyo) refrigerio, material para elaboración de diplomas y reconocimientos, basado en el numero de personas que asistan.
- El departamento Administrativo se encarga de coordinar el adecuado abastecimiento de los recursos necesarios para el evento.
- El departamento de servicios se encarga de preparar el material de apoyo, diplomas, reconocimiento instructor, coffe break, etc.
- La asistente de gerencia se encarga de la cobranza telefónica, así como de la elaboración de facturas u otros documentos necesarios.
- El departamento administrativo se encarga de efectuar las compras de lo necesario para el día del evento (hojas de máquina, cartuchos de tinta, lápices, carpetas, material de apoyo, material para preparar refrigerio, etc.)
- Se almacenan las compras en un lugar.
- Se realiza una junta donde se definen las actividades que se realizarán el día del evento, así como se asignan las responsabilidades de cada persona.
· personas para la presentación del servicio
· persona para registrar asistentes
· persona para preparación de refrigerio
· persona encargada de solucionar cualquier contingencia que se presente.
- 3 días antes del evento se confirma la asistencia del instructor que impartirán el servicio de asesoría y capacitación.
- El día del evento se llega 1 hora antes al lugar y se hacen los preparativos necesarios para que el evento sea óptimo (revisar disponibilidad de lugar, entradas, material, limpieza en general, sonido, equipo de cómputo, etc.).
- El Gerente de Servicios se encarga de recibir al instructor que impartirá el servicio y conducirla hasta el lugar del evento.
- Una media hora antes del evento las personas encargadas del registro de asistentes, se colocan en la entrada del lugar.
- A la hora planeada se da inicio al evento, con la bienvenida a cargo del Gerente, además de dar indicaciones generales del evento (duración, hora de descanso, hora de salida, etc.) y presentar a la persona encargada de impartir el servicio.
- El Gerente de servicios se encarga de repartir el material de apoyo (en caso de que haya).
- La persona encargada e la preparación del refrigerio, deberá tener todo listo media hora antes del descanso.
- A la mitad del evento se invita a los asistentes a tomar un descanso y pasar a la sala anexa a tomar el refrigerio.
- Después de 30 minutos de descanso se invita a las personas a pasar a la sala para dar inicio a la segunda mitad del evento y continuar con este.
- Al terminar el servicio de asesoría y capacitación el Gerente de Servicios llevará a cabo la evaluación de la capacitación (del servicio brindado por el instructor y la empresa y de los conocimientos adquiridos).
- Al finalizar el evento el Gerente de Servicios hace entrega de los reconocimientos para el instructor encargado de la impartición del servicio, y los diplomas para los asistentes al evento.
- La Gerente de Servicios hace el cierre del evento y les agradece a los asistentes su asistencia.
- Cuando los asistentes al evento se hayan retirado, se procede a recoger la sala y dejar todo limpio y acomodado.

CARACTERÍSTICAS DEL EQUIPO, MATERIALES Y RECURSOS EN GENERAL

- Características del Equipo y Mobiliario de Oficina

Marca Cantidad Equipo
Compaq 5 Computadora
Epson 3 Impresora
Telmex 1 Línea de Teléfono
Megared 1 Línea de red (Internet)
S/marca 5 Escritorio
S/marca 10 Sillas
Xerox 1 Copiadora



- Materiales

· Hojas de Maquina
· Hojas de opalina (diploma y reconocimiento)
· Lápices
· Cartucho de tinta BYN
· Cartucho de tinta Color
· Discos
· Diskettes
· Hojas de Colores
· Pliegos Hojas de Rotafolio
· Carpetas
· Block de recibos
· Marcadores para pintarrón

- Otros recursos

Ø Coffe Break

· Caja de Galletas
· Café
· Crema
· Azúcar
· Refrescos
· Jugos
· Bolsas de Hielo
· Platos desechables
· Vasos desechables
· Cucharas desechables
· Paquete de servilletas

- Instalaciones

Las instalaciones de la empresa son rentadas y cuenta con lo siguiente:

- 1 Recepción de medidas 2m2
- 4 Oficinas de medidas 4m²
- 2 Baños (1 Damas) (1 Caballeros)
- 1 Cocina
- 2 Salas*
- Servicios Necesarios: Línea Telefónica, Internet, Electricidad y Agua Potable


* Especificación de Salas

- Sala 1 (capacidad: 200 personas)
· Equipo de Cómputo
· Audio (Micrófonos, Bocinas)
· Cañón
· Pantallas
· Pintarrón
· Caballete
· 200 Sillas
· 20 Mesas
· Baños
· Área de Recepción
· Sala Anexa
· Clima
· Electricidad
· Agua

- Sala 2 (capacidad: 100 personas)
· Equipo de Cómputo
· Cañón
· Pantallas
· Audio (Micrófonos, Bocinas)
· 100 Sillas
· 10 Mesas
· Escenario
· Clima
· Electricidad


POLÍTICAS DE LA EMPRESA

Políticas de Servicio de Asesoría y Capacitación

- Los planes y programas anuales de asesoría y capacitación deberán establecerse en base a una adecuada detección de necesidades de capacitación de nuestro mercado meta.
- La detección de necesidades de capacitación del mercado meta se realizará a través de la aplicación de encuestas periódicas y sondeos a nuestros posibles clientes y en base a las demandas de capacitación de las empresas del sector productivo de la región.
- La responsabilidad de detectar las necesidades de capacitación es del departamento de servicios, y este se podrá auxiliar del departamento de mercadotecnia y ventas, para la elaboración e interpretación de los resultados.
- El departamento de Servicios será el encargado de la planeación y desarrollo de los servicios de asesoría y capacitación, además de vigilar que todo se cumpla de acuerdo a los planes y programas de capacitación.
- Deberán tomarse también en consideración temas actuales que se consideren importantes para el desarrollo profesional y personal de nuestros clientes y en base a las demandas de capacitación de las empresas del sector productivo de la región.
- Se deberá promocionar con anticipación los planes y programas de asesoría y capacitación, con la finalidad de conocer a los clientes interesados en tomar la capacitación, así como para resolver dudas o informar de las eventualidades que pudieran surgir.
- Se deberán gestionar apoyos gubernamentales existentes para la capacitación y ponerlas al alcance de nuestros clientes.
- Nuestro interés principal es formar profesionistas competitivos y preparados, para enfrentarse al mercado laboral, por lo que hay que crear planes y proyectos de asesoría y capacitación en combinación con las empresas de la región, que nos ayuden a satisfacer sus necesidades y exigencias actuales con un personal mas capacitado.
- Inicialmente se tomará en consideración impartir los servicios de asesoría y capacitación en las instalaciones de ACAISA, solo cuando haya algún inconveniente de infraestructura se tomaran en consideración lugares externos.
- El encargado de evaluar el servicio de asesoría y capacitación será el departamento de Servicios
- Todo servicio de asesoría y capacitación se evaluará en primera instancia por una pequeña evaluación del curso o taller impartido y del instructor.

Políticas para la selección de instructores

- El departamento de Servicios será quien elija a las personas que habrán de impartir los servicios de asesoría y capacitación.
- Para la selección de los instructores del servicio de asesoría y capacitación, se deberán considerar los siguientes aspectos:
o Especialización y actualización en los temas que pretende impartir
o Experiencia como instructor
o Experiencia práctica
o Ser reconocido ante la STPS como instructor
- El departamento de Servicios deberá contar con un archivo físico de curriculums y los temarios de los instructores.
- Es necesario pedir las referencias necesarias para validar la información proporcionada en el currículum y la dicha por el instructor que pretenda brindar los servicios de asesoría y capacitación.
- El temario proporcionado por el instructor deberá cubrir puntualmente con los objetivos establecidos para el servicio de asesoría y capacitación.
- El instructor deberá apegarse a las reglas y políticas de nuestra empresa durante la impartición del servicio de asesoría y capacitación.
- El instructor deberá firmar el convenio de prestación de servicios establecido.

Políticas de inversión del Servicio de Asesoría y Capacitación

Se costeará la inversión de los servicios de asesoría y capacitación en base a los siguientes conceptos:

o Honorarios del instructor
o Pago de horas – hombre involucradas (personal ACAISA y de apoyo)
o Gastos indirectos (costos de papelería, costos de transportación y de tiempo, gasto de la publicidad, el costo de los volantes, los trípticos, los spot en la radio, etc.)
o Material de apoyo
o Material de exposición
o Coffe break